Las Mejores Aplicaciones de Productividad para Empresas 2020

Aplicaciones de productividad

Cuando hablamos de aplicaciones para empresas, probablemente este sea el tipo de herramienta que primero se te viene a la cabeza: herramientas y aplicaciones orientadas a mejorar la productividad, organizar los proyectos y las tareas que los componen y rentabilizar el uso del tiempo al máximo. Aunque vas a encontrar un sinfín de soluciones de este tipo, hemos seleccionado las más populares, precisamente por ser las más completas e intuitivas.

Asana

Asana es una plataforma sobradamente conocida, se trata de una aplicación orientada a la coordinación y organización del trabajo, de modo que los integrantes de tu empresa sepan qué tareas les han sido asignadas  y en qué plazo se espera que las completen.

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La plataforma es visual e intuitiva y permite organizar tareas desde el momento en que surge una necesidad hasta que se completa la tarea, pasando por distintos estados como “en proceso” que, como responsable de negocio, te ayudarán a tener una visión global del estado de cada uno de tus proyectos.

Para equipos pequeños, la versión gratuita del programa puede ser más que suficiente, aunque considerando el ahorro de tiempo y recursos que supone, es más que aconsejable considerar la opción de pago en caso de que la gratuita se quede corta.

Trello

En la misma línea de Asana encontramos Trello. Con una plataforma quizás no tan visual pero igualmente eficaz, Trello permite crear equipos y organizar tus proyectos en tantas tareas como desees, indicando en cada momento el estado de cada una de ellas.

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A pesar de que Asana cubre necesidades similares, hemos querido mencionar Trello porque su plan gratuito incluye tantos miembros, tableros, adjuntos y listas de tareas como quieras. No hay límite. Por lo que puede ser una solución ideal para empresas que trabajen con equipos algo más grandes pero que tengan suficiente con la organización que aporta Trello.

Todoist

Para que tengas varias opciones para escoger la idónea para ti, te dejamos también Todoist para que eches un vistazo. En su versión Business, se trata de otra aplicación para empresas orientada a la gestión de equipos y proyectos. Permite adjuntar archivos, conversar entre los miembros del equipo, establecer notificaciones cuando ocurran cambios en los proyectos compartidos, programar recordatorios, establecer prioridades… Además destaca por su seguridad: tus datos estarán cifrados y, además, se encargan de hacer copias de seguridad automáticas de ellos.

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Por supuesto, también puedes utilizar Todoist, o cualquier de estas aplicaciones, en tu vida personal, de modo que puedas organizar tus tareas o crear un checklist orientado a la consecución de tus objetivos personales.

Rescuetime

¿Quieres saber realmente cuánto tiempo a lo largo del día pierdes? ¿Crees que eres productivo/a pero quieres comprobarlo? Para el control de la productividad y el seguimiento del tiempo que pierdes a lo largo del día, se creó Rescuetime. Se trata de una herramienta que captura todos los movimientos que realizas en tu ordenador a lo largo del día. Registra el tiempo que pasas en aplicaciones y páginas web para, al final del día, elaborar un informe detallado basado en tu actividad.

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Te permite incluso establecer alarmas para avisarte cuando hayas pasado cierto tiempo en una actividad concreta o bloquear páginas que sabes que son una tentación y una distracción para ti. Por supuesto, el control está en tus manos y puedes pausar la aplicación o detenerla completamente siempre que quieras.

En definitiva, el objetivo de Rescuetime es ayudarte a ser consciente del tiempo que pierdes a lo largo del día, de modo que adquieras conciencia de ello y mejores, poco a poco, tu productividad.

Las mejores Aplicaciones de gestión para empresas este 2020

Aplicaciones de gestión

Uno de los aspectos fundamentales en el correcto funcionamiento de un negocio es una adecuada gestión de todos sus procesos. Para ello existen cientos de aplicaciones para empresas orientadas, bien a la gestión de alguno de esos procesos en particular, bien a la gestión del negocio en su totalidad.

Nuestro consejo es que busques aplicaciones y herramientas que integren la mayoría de los procesos que necesitas solventar y gestionar, puesto que utilizar un número excesivo de aplicaciones muy específicas supone, al final, una pérdida de tiempo y un gasto innecesario de recursos.

ERP

Como ya te hemos aconsejado cientos de veces en este blog, lo ideal es que utilices un software específico para la gestión de negocios: es decir un programa de gestión o ERP.  Evidentemente, si tenemos que aconsejarte uno, te invitamos a probar Secre, desarrollado por nosotros en Aplimedia y orientado a PYMES de todo tipo de sectores y actividades.

Tu software de gestión ideal deberá solventar y cubrir todas tus necesidades, haciendo innecesario el uso de aplicaciones más específicas. Como este artículo trata de aplicaciones para empresas supongo que estarás interesado/a en soluciones de gestión ágiles y móviles: si este es tu caso, lo ideal es que busques un software de gestión que puedas utilizar en escritorio pero que también cuente con una versión móvil que puedas utilizar allá donde estés y que, como mínimo, te deje realizar las gestiones más básicas.

ERP

Control de dietas de empleados

Para controlar dietas de empleados, como kilometraje, comida, alojamiento… Te recomendamos que eches un vistazo a Dietas.life. Es tan sencillo como registrar tu empresa y comenzar a crear empleados. Los empleados podrán introducir desde la aplicación gastos de todo tipo y justificarlos adjuntando imágenes, documentos, facturas, tickets…

Permite un control todavía más exhaustivo gracias a su localizador GPS que permite a los empleados mandar señales de ubicación que justifiquen los desplazamientos introducidos. Una aplicación sencilla pero útil para empresas donde los trabajadores necesiten desplazarse continuamente.

Las mejores Aplicaciones de organización para empresas 2020

Aplicaciones de organización

La organización es un aspecto fundamental muy ligado a la productividad, el uso de estas apps que te vamos a enumerar a continuación, deberían repercutir positivamente en el uso que tú y/o tus empleados hacéis del tiempo y los recursos.

Evernote

Evernote es, básicamente, una aplicación para tomar notas y sincronizarlas en todos tus dispositivos. Aunque sencilla en su planteamiento, las posibilidades son ilimitadas, y también lo son sus aplicaciones en el mundo empresarial. Desde anotar ideas de negocio o estrategia, hasta hacer listas de tareas pendientes o recordatorios.

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Evernote no solo te permite almacenar mensajes, sino que puedes organizar imágenes, notas de audio, archivos…

En su versión gratuita es una herramienta excelente para organizarse a nivel personal y laboral, pero Evernote dispone, además, de un plan orientado a empresas que integra un completo gestor de tareas orientado al trabajo colaborativo.

 Pocket

Pocket es una especie de almacén de contenidos que vendría a ser una versión renovada de los marcadores en los navegadores.

Si eres un usuario/a ávido de Internet y, en algún momento has hecho uso de los marcadores, probablemente ya hayas llegado a ese punto en el que dejan de ser útiles, por el simple hecho de que ya tienes cientos de ellos y resulta más sencillo hacer una búsqueda en Internet que buscar entre los propios marcadores.

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Aquí es donde entra Pocket: esta aplicación multidispositivo te permite guardar artículos, vídeos, y prácticamente cualquier tipo de contenido. Cuando tengas un rato para leer o visualizar ese solo tienes que abrir la herramienta, estés donde estés.

Pocket no es una aplicación como tal, sino un complemento que encontrarás en múltiples aplicaciones (actualmente están integrados con más de 1.500 apps) y que te permitirán guardar contenidos para más tarde en un solo click.

LastPass

El objetivo de LastPass es ayudarte a gestionar y almacenar todas tus contraseñas de forma segura pero práctica. Hoy en día, cualquiera de nosotros tiene cuentas en cientos de páginas webs o servicios y, como ya sabrás, utilizar la misma para todo no es la práctica más aconsejable.

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Para solucionar y gestionar esa cantidad ingente de contraseñas a recordar – lo cual es, sin duda, tarea imposible  LastPass es una solución óptima. Además, no es necesario que entres en la aplicación cada vez que quieras recordar una contraseña. Puedes instalar una extensión en tu navegador que cargará, de forma segura, tu contraseña cada vez que entres a alguna web en la que estés registrado/a.

Google Drive

Google Drive es una de las mejores soluciones para organizar y compartir documentos de trabajo colaborativo. Aparte de permitirte organizar tus documentos de manera sencilla y efectiva, la ventaja de Google Drive es que estos documentos pueden ser editados por varios colaboradores.

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Puedes crear todo tipo de documentos dentro de la misma plataforma, lo cual le añade comodidad: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, etc. Es una buena manera de centralizar todos tus documentos colaborativos y organizarlos eficazmente.

Qué es el mentoring empresarial, la nueva forma de coaching capaz de potenciar la efectividad laboral

 

Cuando llegamos a un nuevo trabajo, una nueva oficina o un nuevo despacho, es más que habitual recibir instrucciones y directrices de lo que se debe hacer y cómo se ha de realizar. Es algo lógico que la empresa o un propio trabajador ofrezca consejos e información al nuevo profesional para conseguir, así, un mayor desarrollo profesional y personal. ¿Qué es el mentoring? Esto es lo que se conoce como mentoring empresarial. En este sentido se podría definir como una técnica o práctica de aprendizaje y de desarrollo de las personas en las organizaciones. El principal objetivo es aumentar la productividad en el trabajo.

¿Qué es el Mentoring?

En este sentido, el mentoring es una técnica que consiste en que una persona (llamada Mentor o Mentora) se dedique a informar, guiar, aconsejar e invertir tiempo en el desarrollo de un nuevo profesional. Ante la pregunta qué es el mentoring, podemos decir que consiste principalmente en aprender de la experiencia y de los conocimientos de otra persona (en este caso del mentor o de la mentora) y ser un discípulo en su desarrollo profesional y personal. Además, el mentor o la mentora, también ofrece respuestas a las necesidades críticas de esa persona para conseguir una mayor productividad o un éxito apabullante en el trabajo. De otra forma, el coaching y mentoring empresarial se basa en transferir tanto los conocimientos como el aprendizaje adquirido a través de la experiencia a un nuevo profesional.

El Mentor o la Mentora, en este caso, tienen la función de guiar, desafiar y estimular a otra persona para que mejore tanto el nivel personal como profesional. En definitiva, la principal función del mentoring o del coaching empresarial es potenciar el desarrollo de la otra persona en lo referido a los conocimientos y habilidades, es decir, potenciar la efectividad laboral y la motivación personal. Te invitamos a conocer nuestro curso de coaching personal para ampliar más sobre la efectividad personal en el trabajo.

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¿Qué beneficios se obtienen del mentoring?

En este punto es claro que una persona recién llegada a su trabajo, junto a las directrices de la nueva empresa, necesita del mentoring para conseguir su máximo desempeño en un espacio corto de tiempo. Dentro de las ventajas del mentoring podemos señalar:

  • Liberar el potencial, es decir, potenciar el interior de los nuevos individuos y acelerar el proceso  de desarrollo profesional y personal
  • Agilidad mental
  • Creatividad
  • Gestión del conocimiento
  • Asumir riesgos
  • Capacidad de resolución de problemas
  • Capacidad para crear equipos
  • Motivación personal

El mentoring es una técnica novedosa en nuestro país pero con una gran importancia en los Estados Unidos. Se trata de transferir los conocimientos y la experiencia adquirida sobre un tema a una persona nueva  o sin conocimientos previos. Con el mentoring se consigue una mayor efectividad laboral y productividad. ¿Conoces algún mentor o mentora? ¿Te gustaría ofrecer tus conocimientos a una nueva persona? ¿Quieres disponer de un mentor o mentora?

TOP 3 PROGRAMAS UTILIZADOS POR LAS EMPRESAS

 

Nadie mejor que los propios emprendedores para decirnos con qué herramientas gratuitas están verdaderamente satisfechos en la gestión de sus negocios, así como cuándo y por qué han decidido dar el salto en un momento determinado y buscar productos de pago.

Hemos preguntado a emprendedores de todas las áreas qué herramientas utilizan realmente en su día a día y por qué. Aquí te ofrecemos la lista corta, la crème de la crème de las que son gratuitas, con un pequeño análisis de profesionales para que te hagas una idea de cuáles se pueden ajustar mejor a las necesidades de tu empresa.

OFIMÁTICA

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En tratamientos de texto, no hay mucha discusión: OpenOffice y Google Docs para, como consta en la página, crear documentos impactantes son las más utilizadas. Las dos disponen de procesador de textos, hoja de cálculo y permiten crear presentaciones compatibles con PowerPoint. Pero, entre las dos, los emprendedores se decantan más por Google Docs, combinada con Google Sheets (Excel) y Google Slides (PowerPoint). “OpenOffice es sólo para editar y no permite trabajar a varias personas a la vez. Con Google Docs, en cambio, y desde una misma cuenta de Gmail, puedes crear, editar y compartir cualquier documento. Incluso trabajar varias personas a la vez en línea y desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil) porque están en la nube”.

FACTURACIÓN, ERP Y CRM

ERP

Son tres herramientas diferentes que puedes utilizar por separado o de forma conjunta (muchos CRM ya llevan incorporadas funciones de facturación y de ERP).
Para la empresa que no trabaje con clientes ni tenga que controlar stock, etc. serviría una herramienta exclusivamente de facturación como Factura Directa. Para la gestión del punto de venta y generar recibos digitales, llevar el inventario y diseñar informes de venta, una buena solución gratuita es Caja Square . Y para negocios más complejos, hay que pensar en herramientas más completas: como ERP el más recomendado es Openbravo y como CRM, Zoho CRM .

“Son herramientas muy útiles en su versión gratuita, de hecho la principal limitación de Zoho CRM sin pago es que sólo permite el acceso a tres usuarios distintos dentro de la empresa, lo que para una pyme suele ser suficiente. En el caso de Openbravo, al ser software libre, el problema puede venir, como con cualquier solución open source (código abierto), en que hay que tener ciertos conocimientos técnicos para ponerlas a funcionar. Por eso, aunque Openbravo sea gratuito, si no tienes conocimientos técnicos debes valorar si te compensa contratar a alguien que instale y configure Openbravo para ajustarlo a las necesidades específicas de la empresa”

REDES SOCIALES

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Herramientas de redes hay muchísimas, pero algunas están asociadas exclusivamente a una sola red. Entre las genéricas, las más recomendadas son HootSuite y Buffer . “Buffer es muy útil para automatizar y compartir tus contenidos en redes de forma muy sencilla. HootSuite es similar a Buffer, con funcionalidades algo más avanzadas, aunque con una interfaz ligeramente más complicada”. Otra buena alternativa para conocer lo que pasa en todas tus redes es Sproutsocial , aunque sólo ofrecen 30 días gratis.

Sin olvidar las más específicas, como SocialBro, para gestionar mejor tu cuenta en Twitter. “O Storify, que te ayudará a crear tus propias historias a través de la curación (selección) de contenidos. Luego puedes organizarla y compartirla. Dandy ID , para almacenar varias identidades sociales en un solo sitio y crear un perfil de contacto ordenado.

Podría también hablarse de Metricool una herramienta española con una solución integral para analizar, gestionar y medir el éxito de tus contenidos digitales. Aunque tienen distintos planes de precios, los usuarios pueden también aprovechar la versión libre de Metricool.

LAS VIDEOCONFERENCIAS SE VUELVEN RUTINA, PERO? SON SEGURAS?

El aislamiento social a causa del coronavirus ha hecho que las aplicaciones de videoconferencias cobren gran popularidad entre grupos familiares, amigos e incluso para aquellos que están trabajando desde casa.

En marzo, según cifras de AppAnnie, aplicaciones como Zoom, Teams y Houseparty rompieron récords en descargas en varios países del mundo.

Sin embargo, la seguridad de tu información sigue siendo lo más importante ¿es posible estar a salvo? sí y aquí te compartimos algunos consejos para lograrlo.

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Importantes actualizaciones

No se trata solo del uso que le das a tu aplicación, debes asegurarte que tu sistema operativo y  navegador estén actualizados. Generalmente, en las últimas versiones de cada uno de estos softwares, además de añadir nuevas funcionalidades, los desarrolladores instalan nuevos parches de seguridad frente a vulnerabilidades detectadas.

Conoce los pros y contras

En algunas apps se puede administrar a los participantes de la reunión; dar la palabra, silenciar y hasta expulsar personas. Entre sus desventajas figura la exigencia de ancho de banda para una experiencia óptima. Esto quiere decir que mientras más funcional sea la app que uses más capacidad exigirá de tu equipo.

¿Cuál es la más privada?

Entre las más utilizadas, como lo son Zoom, Skype, Bluejeans, Hangouts, Teams. Sin embargo, debes saber que estas no poseen un cifrado de extremo a extremo para cumplir con los estándares de privacidad.

Por otro lado, Jitsi maneja un propio servidor, en el cual es posible garantizar el tráfico cifrado y el ancho de banda necesario para soportar la videoconferencia; en términos de privacidad, sería la mejor opción.

Compartir datos ¡error!

No publiques fotos tuyas ni de tus familiares o amigos. Tampoco datos de tarjetas de crédito o la dirección de tu casa. Estos medios no son los ideales para transmitir datos confidenciales.

Woman having a video call with man on her phone

SOFTWARE LIBRE EN LAS EMPRESAS

Cada vez son más las empresas y organizaciones de todo tipo que apuestan por el software libre para su gestión empresarial. De hecho, el open source se ha convertido en uno de los fenómenos más disruptivos de los últimos años dentro de la industria tecnológica. 

La adopción del software libre por parte de todo tipo y tamaño de empresas y organizaciones públicas crece continuamente en todas las categorías de aplicaciones. 

Para conocer la oportunidad que supone este emergente sector, demos un repaso a las cifras que supone el software libre aplicado a la gestión empresarial. 

Software libre 

El concepte de Software libre fue desarrollado en la década de los 80 por la Free Software Foundation. Este consiste en proporcionar el código fuente de un programa, por tanto, da al usuario libertad para usar, modificar y redistribuir, siempre con las restricciones mínimas necesarias, normalmente dadas por licencias como por ejemplo GNU/GPL, el programa. 

El software libre o open source no necesariamente tiene que ser gratis, aunque es cierto que no se pagan licencias por uso como en el software comercial, sino que muchos productos se pagan por otras vías; empaquetado del producto, creación de productos a medida, servicios de consultaría, etc. Por otro lado, el software gratis o freeware no tiene porqué ser software libre. 

 Ventajas del Software libre 

El Software libre aporta numerosas ventajas o beneficios a las empresas. A continuación te presentamos las principales. 

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1# Más económico 

Al tratarse de software libres, sus bajos o casi nulos costes permiten proporcionar a las PYMES servicios y ampliar sus infraestructuras sin que se vean limitados sus intentos de crecimiento por no poder hacer frente al pago de grandes cantidades en licencias. 

2# Libertad de uso y redistribución 

Las licencias de software libre existentes permiten la instalación del software tantas veces y en tantas máquinas como el usuario desee. 

3# Independencia tecnológica 

El acceso al código fuente permite el desarrollo de nuevos productos sin la necesidad de realizar todo el proceso desde cero. 

4# Se trata de un servicio y no de licencias 

Al tratarse de un servicio y no de una licencia, fomenta la libre competencia. Debemos tener en cuenta, que uno de los modelos de negocio que genera el software libre es la contratación de servicios de atención al cliente. Este sistema permite que las compañías que den este tipo de servicios compitan en igualdad de condiciones. 

5# Soporte y compatibilidad a largo plazo 

Una de las ventajas del software libre es que da la opción de sacar un nuevo producto, es decir, un software que emplee nuevas tecnologías solo para cubrir un fallo, en vez de dar opción de resolver el fallo en el otro software.  

6# Formatos estándar 

Los formatos estándar evitan incompatibilidades. Estos son válidos para lograr una alta interoperatividad si se omite el hecho que exigen el pago de royalties a terceros. 

7# Sistemas más seguros sin «puertas traseras» 

Al tratarse de códigos fuente abiertos, permite que tanto hackers como empresas de seguridad de todo el mundo puedan auditar los programas, por tanto la existencia de “puertas traseras” es ilógica. 

8# Corrección más rápida de los fallos 

Se ha comprobado que corregir los fallos o errores que presenta un software libre es más fácil que en un software propietario, esto se debe a que muchas veces, las empresas dedicadas al software propietario, una vez se les notifica que existe un fallo, estas por cuestiones de imagen tienden a negarlo. 

9# Métodos simples en la gestión del software 

La mayoría de distribuciones de Linux incorporan alguno de los sistemas que unifican el método de instalación de programas por parte de los usuarios. Esto, llega a simplificar mucho la gestión del software, ya que se trata de un sistema más seguro y que evita tener que recurrir a páginas web dudosas. 

10# Sistema en expansión 

El software libre es un sistema que se utiliza ya en muchas empresas tecnológicas como por ejemplo SUN Microsystems, Google, Hewlett-Packard, entre otras. Incluso Microsoft, utiliza GNU Linux en muchos de sus servidores. 

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